悠々自適な毎日

たらたらと感じたことや思ったこと知ったことを書いていきます

【仕事】業務タスク消化を少しの工夫で早くする手法

 

最近、2年目になった若手社員が少し忙しくなってタスクが積み重なっていることを知りました。

その時にその若手社員に色々伝えたことがあるので、こちらにも記載します。

主に若手社員の方が対象です。

 

話を聞いてみると、タスクが溜まりすぎていて、何を一番最初にするべきかを考えてそれを消化する。

と言うのを繰り返している様子でした。

一見、普通に業務に取り組んでいる様でしたし、いつか終わるんだと思いますが

一工夫してみると効率が格段に上がります。

 

~自分がやらなければいけないタスクを全て洗い出す~

・メールの返信

・月次報告書の作成

・打ち合わせ、その準備

・顧客提示用の資料作成

・その他

 

~タスクの優先度をもとに消化する順序を決める~

順序の決め方は色々です。

新人の頃は上司に相談してみて優先度を決める方針を確認してもいいかもしれません。

私の場合、一緒に仕事している人が自分のタスク消化待ちになっているものから優先しています。

 

具体的な順番は個々の事情があるので割愛しますが、これをすることのメリットが明確にあります。

それは、タスク消化の度に、次は何をするかと考える時間を省けることです。

一日の始めに何をするか整理し、10分程度上司と相談して問題なければ、そこで決まった順番に従って黙々と作業を進める。と言うことで無駄に考える時間無く業務を進められます。

 

習熟度や理解度の向上によって、こなせる業務も増えていきますが、やり方を変えるだけで生産性があがるのであれば、ドンドン取り入れた方が良いです。

是非、冒頭の様な状況にある方は一度試してみてください。