悠々自適な毎日

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【仕事】ドキュメントを残す重要な意味 (前半)

システムを設計、構築、運用を行う上でまとめておかなければいけない情報は限りなく多く存在する。

 

例えば・・・

システムの設計、構築情報

運用設計書

運用手順書。

システム操作手順書

etc

 

どの様に構築され、どんなルールで運用を行い、トラブルが発生した際はいかにして復旧させるのか。

これらを事前にどれだけ準備しておけるかというのが、運用業務というサービス提供の品質となる。

 

ではなぜ、ドキュメントとして残しておかなければいけないのか。

 

1.属人化が進む

  顧客システムをどの様に取り扱うか、顧客と合意した情報を、

  担当者が顧客と口頭やメールのみで顧客システムの仕組み等をやりとりを行い、

  情報を共有する手段を残さない場合、その仕事はその担当者しか出来なくなる。

  何人かの担当者でチームを組んだとしても、チーム内のその人しか出来ない。

  これがいわゆる属人化であり、システム運用破滅への一歩となる。

 

2.時が経てば正しい情報がわからなくなる

  多くのシステムは4年から6年で切り替えが行われ、現在利用中のシステムを新しい

  機器環境に置き換えられる、いわゆるリプレースとなる。

  その際、情報が形になっていないと現在の情報がわからず、現在利用中のサーバを

  全て実機調査して情報を集める作業が発生する。

 

3.チーム要員の入れ替えが発生した際に教育出来ない

  新しくチームに入る人は、これから「どの様な業務を行うのか」を把握し、

  自分がすべきミッションに取り組むことになる。

  情報がドキュメント等の形になっていなければ、新規要員は何をもって

  自分がすべき仕事を把握することが出来るのか。

  口頭で1から教えることが果たして効率的なのかを考えて欲しい。

  ドキュメントを渡して読んでもらい、理解出来ない点を聞いて答える。

  それだけでも新規要員の力量もわかるし、工数も最低限で済む。

 

しかし、ドキュメントを残さない場合の不幸はこれだけではない。

一緒に仕事をするあなたの身に降りかかってくる重要なことがじわじわと起きます。

長くなったので、次回の投稿で書いていきたいと思います。